Ina’s reis: van backoffice stage tot power planner

Hoi Ina, welcome back! Als geheugensteuntje, hoe ziet jouw route bij Déhora eruit?

Ina: In februari 2021 begon ik mijn stage bij Déhora. Ik studeerde event- en projectmanagement aan de Karel de Grote Hogeschool. Na twee geweldige maanden was mijn stage bij Déhora helaas al voorbij. De tijd vloog echt voorbij. Daarna had ik nog een andere stage, dus moest ik even afscheid nemen.

Maar diezelfde zomer kreeg ik de kans om als jobstudent bij Déhora te werken, als managementassistent. Ik studeerde tegelijkertijd verder in logistiek. Een voltijdse baan zat er nog niet in. Omwille van familiale redenen verhuisde ik vervolgens naar de andere kant van België, naar het verre Kortrijk. Met toch wat pijn in het hart, want ik vond en vind Déhora een fantastisch bedrijf, en die genegenheid is blijkbaar wederzijds.

En toen?

Ina: We hielden voortdurend contact. Telefonisch of via berichtjes. Toen kwam het idee op tafel om als Déhora Workforce Planner aan de slag te gaan. Enerzijds omdat het aansloot bij mijn vervolgstudie. Anderzijds omdat we klanten hebben verspreid over héél België. Ik zag dat natuurlijk meteen zitten.

Wat was voor jou de grote reden om bij Déhora te blijven?

Ina: Ik voel me gewoon erg thuis in het bedrijf. Déhora biedt me alles wat ik zoek in een werkgever. Het zijn enorm toffe en warme collega’s die altijd voor je klaarstaan. Tijdens mijn stage mocht ik nauw samenwerken met het management. Ik weet hoe zij achter de schermen naar de collega’s kijken. Niemand is een nummer; er is ontzettend veel betrokkenheid, belangstelling en toewijding.

De ondersteunende collega’s op kantoor, van sales tot marketing en management, gaan door het vuur voor Déhorianen. En dat zie je niet in veel bedrijven. Tot slot, niet onbelangrijk, het is een bijzonder actueel en boeiend vakgebied met heel veel afwisseling. Het is ook een mooie uitdaging. Wat wil je nog meer?

En nu ben je Déhora Workforce Planner! Hoe ziet jouw job eruit?

Ina: Als Déhora Workforce Planner heb je een veelzijdige rol waarbij je organisaties helpt bij het optimaliseren van hun personeelsplanning. Je krijgt verschillende projecten toegewezen, afhankelijk van je interesses en kennis. Soms verzorg je de planning voor technici of chauffeurs, terwijl je andere keren veiligheidsagenten, zorgkundigen of baliemedewerkers inplant. Elke dag is anders, en je doel is om impact te maken via doordachte personeelsplanning.

Dat klinkt alvast geweldig!

Ina: Jazeker! Als Déhora topplanner spring je in wanneer organisaties extra expertise of hulp nodig hebben. Je werkt bijvoorbeeld samen met een dispatch-afdeling voor technici of buschauffeurs, of je plant veiligheidsagenten, zorgkundigen of winkelmedewerkers in.

Je dag bestaat uit het opstellen van dag-, week- en maandroosters, nauw contact houden met medewerkers en klanten, en proactief oplossingen zoeken. Bovendien ben je het eerste aanspreekpunt voor agenten, wat soms zelfs HR-vragen met zich meebrengt. Kortom, als Déhora topplanner speel je een centrale rol in het efficiënt managen van personeelsplanning. Het toffe is dat ik alle dingen die ik heb geleerd zo kan toepassen in mijn volgende opdrachten.

Ina, waar haal jij als planner je energie uit?

Ina: Bij mijn eerste project we er echt een challenge van gemaakt. Ons eigen team en andere collega’s daagden elkaar voortdurend uit om de planning rond te krijgen. We hadden een groot wit bord met daarop alle open diensten. Maar er waren nog gaten die gevuld moesten worden. Het was geweldig als je dan een oplossing vond en letterlijk iets van het bord kon vegen. Sommige diensten waren lastig in te vullen, maar als je met een goede oplossing naar huis kon gaan, gaf dat een enorme boost. Als planner ben je nu eenmaal een probleemoplosser.

En dat is helemaal jouw ding?

Ina: Het is niet altijd eenvoudig, maar ik haal daar wel energie uit ja. Vooral als iedereen tevreden is: zowel wij als planners als de medewerkers zelf. Het welzijn van medewerkers is essentieel, en daar speel je als planner een grote rol in. Het helpt enorm als de mensen bij de klant betrokken zijn en bereid zijn samen naar oplossingen te zoeken. Soms komt er iemand naar mijn bureau met vragen over de beslissingen die ik heb genomen, maar dat is positief en fijn. Op die manier bouw je ook een band op met de mensen voor wie je de planning maakt.

Heb je handige tips voor (nieuwe) planners?

Ina: Zeker! Structuur is cruciaal. In het begin was het voor mij zoeken om te weten wie waarvoor verantwoordelijk was. Als je je verantwoordelijk voelt voor je opdracht, wil je soms heel ver gaan. Maar het is belangrijk om te weten waar jouw rol stopt en wanneer die van anderen begint. Durf op tijd ‘nee’ te zeggen, want je kunt niet alle problemen in de organisatie oplossen. Zelfs als Déhora planner zijn we geen wonderdokters, helaas.

Een andere tip is om alles goed bij te houden. Of het nu via e-mail is of op een groot whiteboard, het helpt voor opvolging. Aan de ene kant houd je overzicht, aan de andere kant kun je terugkijken en leren van eerdere situaties. Zo blijf je scherp en effectief in je rol als planner.

Voor zover het nog niet duidelijk was, hoe ervaar je werken bij Déhora?

Ina: Ik ben ontzettend blij bij Déhora. Als ik tijdens een opdracht problemen tegenkom of ergens tegenaan loop, weet ik dat ik die meteen kan melden. De sfeer is fantastisch en mijn collega’s zijn geweldig. Net zoals tijdens mijn stage voel ik me echt onderdeel van het team. Er is veel ruimte voor eigen inbreng en flexibiliteit. Wat wil je nog meer? (lacht)