7 kwaliteiten van een goede personeelsplanner

De personeelsplanner vormt een zeer belangrijke schakel in de organisatie. Als personeelsplanner bepaal jij wie wanneer komt werken, en zorg je ervoor dat alle werkzaamheden gestroomlijnd verlopen. Dat betekent enerzijds zo veel mogelijk vooruit kijken, en anderzijds zeer snel kunnen reageren. Daarnaast ben je nog eens een belangrijk klankbord voor klanten, je collega’s en je management. Je adviseert en je rapporteert over werkroosters, capaciteitsplanning, personeelsinzet, etc. Afin, een planner doet more than meets the eye. Welke kwaliteiten geven jou een streepje voor in deze bijzonder veelzijdige job? Lees verder.

1. Graag plannen en organiseren

Uiteraard is goed en graag organiseren een belangrijke kwaliteit van elke planner. Planners die goed kunnen organiseren hebben meestal de zaak onder controle. Dit betreft zowel het werk van anderen, als natuurlijk je éigen activiteiten. Je stelt planningen of schema’s op, je bereidt alles zorgvuldig tot in de puntjes voor. Daarnaast formuleer je uitdagende, realistische doelstellingen. Je kan hoofd- en bijzaken scheiden, opdat je steeds onderbouwde keuzes kan maken. Ook in lastige situaties. Plots een kink in de kabel? Zelfs in the heat of the moment hou jij het overzicht en kan je bijsturen.

2. Je bent veerkrachtig

Als planner werk je regelmatig onder (tijds)druk. Ben je stressbestendig? Dat is goed meegenomen, want personeelsplanning is nooit in steen geschreven. Het is onvermijdelijk dat je te maken zal krijgen met onverwachtse wijzigingen. Zoals een medewerker die ziek valt, een klant die andere wensen heeft, of materialen die laattijdig worden geleverd. Kortom, zaken waardoor je last-minute je (volledige) planning moet herzien.

Het is aan jou om goed te reageren op deze tegenslag. Je toont veerkracht en je gaat vooruit met een constructieve mindset. Presteren onder stress – hoe frustrerend een situatie ook is – hoort nu eenmaal bij de job. Maar het getuigt ook van incasseringsvermogen. Er zijn trouwens heel wat planners die een boost krijgen van problemen oplossen.

3. Je bent een bruggenbouwer

Personeelsplanning is vaak een centrale schakel in de organisatie. Dit betekent dat je voortdurend in contact staat met verschillende afdelingen en teams. Om er maar een paar te noemen: de personeelsdienst, je teamleads, medewerkers, klanten, collega planners en regio-managers.

Al deze mensen hebben wat van je nodig. Het is dus in jouw voordeel om belangen goed af te wegen. Maar ze kunnen je ook enorm helpen bij je functie als planner, en bij het maken van je werkroosters. Het loont om bijvoorbeeld medewerkers en teamleads te betrekken in de roosterplanning. Zo krijg jij meer draagvlak. Als planner kan jij hen vervolgens helpen om betere beslissingen te nemen. Kortom, ben jij een bruggenbouwer? Dan is deze job je op het lijf geschreven.

4. Je bent communicatief sterk (en niet op je mond gevallen)

Het belang van heldere, doelgerichte communicatie wordt énorm onderschat in een planningsomgeving. Goed plannen is, wat ons betreft, synoniem voor goed communiceren. Een planner communiceert fysiek, digitaal, verbaal, non-verbaal, en meestal een combinatie daarvan. En dat doe je hele dag door. Iets voor jou?

Een personeelsplanner moet kunnen overtuigen en eventuele bezwaren of bedenkingen wegnemen. Je moet andere meekrijgen in soms lastige beslissingen rond roosters, verlof of werktijd. En dat doe je met duidelijke argumenten en voldoende onderbouwing. Communicatie gaat trouwens verder dan praten alleen. Als planner moet je in staat zijn om goede vragen te stellen. Durf om opheldering of duidelijkheid te vragen inzake activiteiten of werkzaamheden. En indien er toch iets fout loopt, achterhaal je de oorzaak. Luister met aandacht en vat desnoods samen.

5. Een beetje empathie en inlevingsvermogen

Empathie en inleving zijn zeer belangrijke troeven van een planner. Het is het smeermiddel voor elke positieve dialoog, discussie en eventuele conflictsituaties. True, als planner moet jij ervoor zorgen dat het werk dat moet worden uitgevoerd, ook wordt uitgevoerd. Daarvoor maak je de roosters, en wijs je werk toe. Je organisatie heeft immers bepaalde (financiële) doelstellingen te behalen, waardoor werk niet zomaar mag blijven liggen of mag opstapelen.

Maar personeelsplanning gaat in de eerste plaats nog steeds over mensen. De ene medewerker heeft misschien kleine kinderen, de andere speelt ’s avonds voetbal. Voor bepaalde opdrachten moeten collega’s mogelijk lange afstanden afleggen, de ene dag is er misschien nood aan éxtra mankracht. Voor ons werkt personeelsplanning in beide richtingen. Het loont om als planner te luisteren naar je collega’s. En het helpt als je je in hun situatie kan verplaatsen. Misschien kan jij hen wel een plezier doen door rekening te houden met hun persoonlijke situatie? Daartegenover staat dat je collega’s meer bereid zullen zijn om zo nu en dan een extra inspanning te leveren.

6. Je denkt in oplossingen

Soms lopen de dingen wat anders dan verwacht. Zoals een medewerker die plots ontslag neemt, of collega’s die ziek vallen. Of bijvoorbeeld een servicewagen die in panne valt. Het heeft weinig zin om in paniek rondjes te gaan lopen. Daar help je niemand mee vooruit.

Een goede personeelsplanner denkt meteen in oplossingen. Je identificeert het probleem en je gaat meteen op zoek naar een passende (tijdelijke) fix. Kan je het niet zelf oplossen? Dan betrek je de mensen die je wel kunnen helpen. In deze situatie komt nota bene een dosis inlevingsvermogen goed van pas. Een goede probleemoplosser kan in andermans schoenen gaan staan. Je schakelt snel en slim tussen de belangen van klanten, je organisatie en je collega’s.

Brandje geblust? Dan is het tijd om rustig het initiële probleem te analyseren. Waar liep het fout? Waarom liep het fout? En welke permanente oplossing is er om dit probleem voorgoed te voorkomen.

7. Je vat de koe bij de horens

Last but not least, een goede personeelsplanner is een bezige bij. Hij of zij onderneemt actie zonder dat dit door een ander wordt ingegeven. Als planner kom je zélf met ideeën en oplossingen. Alles om jouw planning tot een kunst te verheffen.

Zie jij mogelijke veranderingen of verbeteringen in de werkroosters? Dan kom je zelf met een passend voorstel. En wanneer je weerstand opmerkt bij je collega’s dan probeer je deze ook meteen bespreekbaar te maken. Kortom, proactief kansen en knelpunten signaleren, en meteen de handen uit de mouwen steken. Een planner neemt zijn of haar verantwoordelijkheid, al wordt dit niet gevraagd. Een personeelsplanner neemt een actieve houding en draagt ook bij aan verbeteringen op lange termijn. Je anticipeert op bepaalde ontwikkelingen, bijvoorbeeld capaciteitsplanning, en je maakt plannen om structurele verbeteringen in gang te zetten.