Heb jij het in je mars om een personeelsplanner te zijn?

De personeelsplanner vormt een cruciale schakel in de organisatie. Jij bepaalt wie wanneer komt werken en zorgt ervoor dat alle werkzaamheden gestroomlijnd verlopen. Dit betekent dat je zowel vooruit moet kunnen kijken als snel reageren. Daarnaast ben je een belangrijk klankbord voor klanten, collega’s en management. Je adviseert en rapporteert over werkroosters, capaciteitsplanning en personeelsinzet. Een planner doet “more than meets the eye”. Welke kwaliteiten geven jou een streepje voor in deze veelzijdige job? Lees verder.

1. Je bent een echte organisator

Goed kunnen organiseren is een onmisbare kwaliteit van elke planner. Planners die hier goed in zijn, hebben meestal alles onder controle, zowel het werk van anderen als hun eigen activiteiten. Je stelt planningen en schema’s op, bereidt alles zorgvuldig voor en formuleert uitdagende, realistische doelstellingen. Je kunt hoofd- en bijzaken scheiden, zodat je steeds onderbouwde keuzes kunt maken, zelfs in lastige situaties. Plots een kink in de kabel? Zelfs in the heat of the moment houd jij het overzicht en stuur je bij.

2. Je bent veerkrachtig

Als planner werk je regelmatig onder tijdsdruk. Stressbestendig zijn is dus essentieel. Personeelsplanning is nooit in steen geschreven en onverwachte wijzigingen zijn onvermijdelijk. Een medewerker die ziek wordt, een klant met nieuwe wensen, of vertraagde leveringen kunnen je planning last-minute veranderen. Jij reageert hier adequaat op, toont veerkracht en gaat vooruit met een constructieve mindset. Presteren onder stress – hoe frustrerend ook – hoort bij de job en getuigt van incasseringsvermogen. Veel planners krijgen zelfs een boost van het oplossen van problemen.

3. Je bent een bruggenbouwer

Personeelsplanning is vaak een centrale schakel in de organisatie. Dit betekent dat je voortdurend in contact staat met verschillende afdelingen en teams, zoals de personeelsdienst, teamleads, medewerkers, klanten, collega-planners en regiomanagers. Al deze mensen hebben iets van je nodig. Het is jouw taak om belangen goed af te wegen en hen te betrekken bij de roosterplanning. Zo krijg je meer draagvlak. Als planner kun jij hen helpen betere beslissingen te nemen. Ben jij een bruggenbouwer? Dan is deze job je op het lijf geschreven.

4. Je bent communicatief en assertief

Het belang van heldere, doelgerichte communicatie wordt enorm onderschat in een planningsomgeving. Goed plannen is synoniem voor goed communiceren. Een planner communiceert fysiek, digitaal, verbaal en non-verbaal, vaak een combinatie daarvan. Je moet kunnen overtuigen en eventuele bezwaren wegnemen.

Anderen meekrijgen in soms lastige beslissingen rond roosters, verlof of werktijd doe je met duidelijke argumenten en onderbouwing. Communicatie gaat verder dan praten alleen. Als planner moet je goede vragen stellen, opheldering vragen en, indien nodig, de oorzaak van fouten achterhalen. Luister aandachtig en vat samen.

5. Empathie en inlevingsvermogen

Empathie en inleving zijn zeer belangrijke troeven van een planner. Het is het smeermiddel voor positieve dialogen, discussies en conflictsituaties. Als planner zorg je er uiteraard voor dat het werk wordt uitgevoerd, maak je roosters en wijs je werk toe. Je organisatie heeft bepaalde doelstellingen te behalen, waardoor werk niet mag blijven liggen of opstapelen.

Maar personeelsplanning gaat in de eerste plaats over mensen. Medewerkers hebben persoonlijke situaties, zoals kleine kinderen of sportactiviteiten. Luisteren naar je collega’s en je in hun situatie verplaatsen, helpt je om hen beter van dienst te zijn. Dit zorgt ervoor dat collega’s bereid zijn om extra inspanningen te leveren.

6. Je denkt in oplossingen

Soms lopen dingen anders dan verwacht, zoals een medewerker die plots ontslag neemt of een servicewagen die in panne valt. Paniek helpt niemand vooruit. Een goede personeelsplanner denkt meteen in oplossingen. Je identificeert het probleem en zoekt direct naar een passende (tijdelijke) oplossing.

Lukt het niet alleen? Betrek de mensen die je kunnen helpen. Inlevingsvermogen komt hierbij goed van pas. Een goede probleemoplosser kan zich in andermans schoenen verplaatsen. Na het blussen van het brandje analyseer je rustig het initiële probleem. Waar liep het fout? Waarom? En welke permanente oplossing voorkomt dit in de toekomst?

7. Je vat de koe bij de horens

Last but not least, een goede personeelsplanner onderneemt actie zonder dat dit door een ander wordt ingegeven. Als planner kom je zelf met ideeën en oplossingen om jouw planning tot een kunst te verheffen. Zie je mogelijke veranderingen of verbeteringen in de werkroosters? Kom met een voorstel. Merk je weerstand bij je collega’s? Maak dit bespreekbaar. Proactief kansen en knelpunten signaleren en meteen de handen uit de mouwen steken is essentieel. Een planner neemt zijn of haar verantwoordelijkheid en draagt bij aan lange termijn verbeteringen, zoals capaciteitsplanning. Je anticipeert op ontwikkelingen en zet structurele verbeteringen in gang.